5 façons dont la gestion déléguée des impressions profite à votre entreprise

Lorsque vous disposez d’imprimantes existantes que vous avez déjà achetées et payées, il est tentant de penser que la maintenance de votre parc existant coûtera moins cher que l’achat de nouvelles imprimantes ou la signature d’un contrat avec un fournisseur de services d’impression gérés (MPS).

Pourquoi les remplacer si ce n’est pas absolument nécessaire ? Dans ces cas-là il convient de vérifier que votre cartouche n’ait simplement pas séché. Si le problème persiste, n’hésitez pas à demander de l’aide d’un réparateur imprimante.

Les coûts d’un parc vieillissant s’accumulent et, à long terme, les services d’impression gérés peuvent vous faire économiser bien plus que de l’argent. Voici cinq avantages que les MPS peuvent apporter à votre entreprise.

Réduction des coûts

Les conséquences du maintien d’une vieille imprimante sont parfois cachées et peuvent se manifester à différents niveaux, qu’il s’agisse d’une pénurie de toner lorsque vous souhaitez imprimer un document essentiel, ou d’un appareil qui tombe en panne et que votre service informatique est trop occupé pour le réparer.

Ces conséquences coûtent de l’argent, et l’avantage d’utiliser des services d’impression gérés est que vous disposez d’une disponibilité maximale de l’impression lorsque vous en avez le plus besoin.

Un fournisseur de services d’impression gérés cherchera des moyens de rationaliser et de consolider vos imprimantes, en remplaçant de nombreuses imprimantes laser anciennes et volumineuses par un plus petit nombre d’appareils plus récents, mieux répartis, plus rapides ou par des imprimantes multifonctions intégrant toutes les fonctions nécessaires.

Les coûts sont visibles et prévisibles, et vous n’avez jamais à vous soucier des dépenses liées au remplacement de l’encre et des toners à différents moments dans l’entreprise.

La maintenance de vos vieilles imprimantes peut sembler vous aider à maintenir des coûts bas à court terme, mais à long terme, vous passerez à côté d’opportunités d’économies, tout en faisant face à des dépenses et des incertitudes que les fournisseurs MPS sont là pour alléger.

Efficacité

Les vieilles imprimantes font perdre un temps précieux, ce qui a toujours un impact sur les résultats. Non seulement le temps passé à attendre une imprimante plus lente s’accumule au cours d’une année commerciale, mais chaque bourrage papier et chaque dysfonctionnement se traduisent par une perte de temps supplémentaire qui pourrait être utilisée de manière plus productive.

Un fournisseur MPS viendra analyser votre entreprise, vos imprimantes et vos besoins en termes d’impression, de numérisation et de copie. Il ne s’agit pas d’imposer du matériel coûteux dans tous les recoins de l’entreprise, mais plutôt de déterminer où les équipes ont besoin de capacités spécifiques.

Un très bon fournisseur ira plus loin et cherchera comment l’entreprise dans son ensemble peut imprimer plus efficacement et faire des économies en réduisant les coûts d’impression quotidiens.

Des temps d’arrêt réduits au minimum

Dans de nombreuses organisations, les employés peuvent finir par passer un temps excessif à s’occuper des imprimantes – pas seulement à attendre que les vieux appareils lents impriment, mais aussi à gérer les dysfonctionnements, à changer les cartouches, à ajouter du papier ou à attendre qu’un membre du service informatique règle un problème.

Un bon fournisseur vous aidera à réduire les coûts d’assistance et à minimiser les temps d’arrêt. Puisque c’est leur travail d’entretenir vos imprimantes et de les faire fonctionner avec un flux régulier de fournitures, votre propre équipe informatique libère son temps pour travailler sur d’autres projets.

Une sécurité à jour

Les imprimantes les plus récentes disposent de meilleurs outils de maintenance, de gestion et, surtout, de sécurité.

Cet aspect n’a jamais été aussi important, car chaque appareil ancien et dépassé représente désormais un risque potentiel pour la sécurité. Des options telles que l’impression à la demande, l’impression en nuage et l’impression à partir d’appareils mobiles sont passées du statut d’extras coûteux à celui de fonctionnalités standard, tandis que l’authentification par NFC et par carte d’identité n’est plus l’apanage des grandes entreprises.

Les fournisseurs MPS sont là pour régler des problèmes tels que les mises à jour de sécurité ou les changements rapides de micrologiciels. Les menaces étant de plus en plus nombreuses et les sanctions en cas de violation des données de plus en plus lourdes, c’est une bonne nouvelle pour les entreprises de toutes tailles.

Avantages environnementaux

Vos imprimantes actuelles permettent-elles une impression recto-verso efficace et performante ? Si ce n’est pas le cas, vous pourriez passer à côté de fonctionnalités qui pourraient vous faire économiser jusqu’à 40 % de vos coûts de papier, selon certaines études.

Les fournisseurs cherchent des moyens de réduire le gaspillage, en aidant les entreprises à utiliser plus efficacement des imprimantes et des fonctions plus avancées.

Ces imprimantes sont dotées de fonctions de gestion qui empêchent ou découragent le gaspillage, peuvent restreindre l’utilisation de la couleur, faire de l’impression recto-verso la valeur par défaut, ou activer l’impression à la demande, de sorte que les travaux d’impression ne s’impriment que lorsqu’ils sont activement demandés à l’imprimante.

Cela permet de réduire considérablement le nombre de pages imprimées abandonnées dans le bac de sortie.

Par ailleurs, des paramètres d’impression plus modernes, de haute qualité, en mode brouillon ou écologique, peuvent utiliser jusqu’à 50 % d’encre en moins que les modes standards, tout en produisant des documents de qualité suffisante pour un usage interne ou externe.

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