Les 6 grands principes de l’achat : les 6B

Lors de l’étape de l’achat, afin d’assurer un achat optimisant au mieux les coûts sans nuire à la qualité du produit final, il existe 6 grands principes, aussi connus sous le nom des 6B. Tout cabinet conseil en achat ou autre consultant externe ou interne en achats doit connaître absolument ces principes pour effectuer une stratégie d’achat efficace. Ces grands principes de l’achat sont :

  1. La bonne qualité
  2. La bonne quantité
  3. Le bon moment
  4. La bonne source
  5. Le bon prix
  6. Le bon endroit.

Dans ce guide, nous allons vous présenter en quoi consistent ces principes, pourquoi ils sont importants à considérer et comment les optimiser.

La bonne qualité

Le terme « bonne qualité » fait référence à l’adéquation d’un article à l’usage auquel il est destiné. Pour produire des biens de la meilleure qualité, il va être nécessaire d’utiliser des matières premières de la meilleure qualité alors que pour produire des articles de moindre qualité, il est possible de s’orienter vers des matières premières de moindre qualité.

La qualité d’un article est appelée grade. Elle peut être mesurée par des évaluations concrètes tels que des tests physiques, des analyses chimiques ou par toute autre méthode en fonction de la nature du produit. L’utilisation d’une spécification standard, d’un nom de marque ou d’un nom commercial aide à acheter les matériaux de la bonne qualité. Il est du devoir du consultant en achats de s’assurer que les matériaux sont achetés auprès des fournisseurs adaptés pour assurer la correspondance avec la qualité du produit.

Pour garantir la satisfaction client, une production correcte, une standardisation, l’élimination de déchets et de meilleurs résultats, il est essentiel de procéder à des achats de qualité. La qualité des différents matériaux est décidée par les départements concernés au sein de l’entreprise.

Lorsque vous cherchez la bonne qualité, n’oubliez pas que celle-ci correspond à l’adéquation des articles achetés à l’usage donné. La meilleure qualité des matériaux achetés n’est pas nécessairement la meilleure qualité dans son contexte d’utilisation.

La bonne quantité

La bonne quantité est la quantité qui peut être achetée à un moment donné pour un coût total minimum tout en évitant la pénurie de matériaux. Assurer et maintenir un flux régulier de matériaux pour mener à bien l’activité de production est l’objectif vital de toute organisation d’achat. Les achats excessifs doivent être absolument évités, car ils entraînent un stockage excessif, un blocage inutile du capital et une augmentation du coût de possession des stocks.

La quantité économique de commande (EOQ pour Economic Order Quantity), aussi appelée “formule de Wilson” permet de déterminer la bonne quantité de matériaux à commander. Elle est calculée en appliquant la formule suivante :

EOQ = √(2DK/h)

h représente la consommation annuelle de matériel, K coût de passation d’une commande et D le coût annuel de stockage et de transport par unité.

Pour déterminer la bonne quantité à acheter, certains facteurs importants doivent être pris en compte par la direction. Ces facteurs sont :

  • La nature du processus de fabrication
  • La nature des matériaux à utiliser
  • Les conditions du marché en vigueur, autrement dit les changements dans les goûts et les préférences des gens
  • Le coût des matériaux à acheter
  • Le coût de possession
  • La capacité de stockage de l’organisation.

Outre la quantité de commande économique, il existe deux autres concepts, à savoir la quantité de commande en masse et la quantité de commande arbitraire, qui doivent être compris.

La quantité de commande en masse combine la quantité commandée de plusieurs commandes, de manière à arrondir les besoins à 3, 6 ou 12 mois et à passer une seule commande pour la totalité des besoins de la période considérée.

La quantité de commandes en masse assure diverses économies de prix et un coût opérationnel moindre dans le département des achats. Les articles peu coûteux et à faible rotation sont généralement achetés en grande quantité.

La quantité de commande arbitraire est le résultat des faiblesses de la quantité de commande économique et de la quantité de commande en masse. En raison des conditions variables du marché, il n’est pas conseillé de toujours respecter strictement les quantités de commandes économiques et en masse.

Certains facteurs, à savoir une commande incertaine du marché, une situation financière incertaine, un calendrier de production incertain et un délai d’exécution incertain, sont responsables de l’adoption d’une quantité de commande arbitraire de la part du responsable des achats.

Le bon moment

Le moment auquel les achats doivent être effectués est d’une importance vitale. Dans le cas d’articles utilisés régulièrement, le bon moment signifie le moment où le stock atteint le niveau de réapprovisionnement. Le niveau de réapprovisionnement est fixé pour chaque article selon le principe du “bon moment”.

Une action pour l’achat de nouvelles fournitures doit être immédiatement lancée, lorsque le matériel atteint ce niveau de réapprovisionnement. Le niveau de réapprovisionnement pour chaque type de matériel est calculé en appliquant la formule suivante.

Niveau de réapprovisionnement = Consommation maximale x Période maximale de réapprovisionnement.

Le service de contrôle des matériaux envoie la demande d’achat au service des achats pour l’achat des matériaux. Si des matériaux sont nécessaires pour des travaux spéciaux, le service des achats s’assure que les matériaux sont livrés à temps.

Un autre facteur important à prendre en compte est la livraison des matériaux des magasins aux départements de production. Tout retard dans la fourniture des matériaux pour différents travaux retarde la production.

La bonne source

La sélection de la bonne source pour l’achat de matériaux est une considération importante dans la procédure d’achat. La bonne source pour l’achat de matériaux est le fournisseur qui peut fournir le matériau

  • de la bonne qualité
  • dans la bonne quantité
  • au bon moment
  • à un prix convenu avec le fournisseur, sans nécessité un temps de suivi considérable
  • qui a les ressources financières nécessaires et la main-d’œuvre adéquate pour traiter la commande
  • qui est bien établi avec une bonne réputation et une intégrité commerciale prouvée.

La source du matériel doit être située à une distance raisonnable de l’organisation de l’acheteur. Cela réduira les délais de livraison et les frais de transport, améliorera le contact personnel entre l’acheteur et le fournisseur, permettra un meilleur service après-vente, etc.

Dans la mesure du possible, les intermédiaires et les courtiers doivent être évités dans l’achat de matériaux. Une liaison directe devrait être établie avec le fournisseur. Cela permettra d’améliorer la qualité du matériel à l’avenir.

Lors de la sélection du fournisseur, certains facteurs doivent être pris en compte, à savoir :

  • l’emplacement du fournisseur
  • les installations d’entreposage disponibles chez le fournisseur
  • les relations des employeurs avec la main-d’œuvre
  • la solvabilité du fournisseur
  • la taille de l’entreprise du fournisseur
  • le contrôle de qualité observé par l’employeur

Il est fortement recommandé d’effectuer une visite personnelle des locaux du fournisseur pour évaluer ses capacités.

Le bon prix

Déterminer le bon prix est une tâche difficile. L’objectif principal de toute organisation est évidemment de se procurer les articles aux bons prix. C’est ce prix qui apporte la meilleure valeur finale de l’argent investi dans l’achat des matériaux.

La détermination du bon prix d’un produit dépend d’une variété de facteurs, à savoir :

  • la qualité
  • le délai de livraison
  • la durée de vie du matériau
  • la courbe de l’offre et de la demande
  • l’ampleur de la concurrence
  • les restrictions gouvernementales
  • les services après-vente
  • les remises offertes et les conditions d’achat

Il convient de souligner ici que la détermination du prix approprié dépend non seulement de la connaissance du marché mais aussi d’une compréhension claire du processus de fixation des prix.

L’acheteur doit rester lui-même en contact avec les facteurs mentionnés ci-dessus dans le processus de détermination du prix. Il doit se demander si l’article proposé à l’achat représente ou non le meilleur rapport qualité-prix.

C’est ce qu’on appelle « l’analyse de la valeur ». Les prix du marché en vigueur constituent également une base pour la détermination du prix. Il doit y avoir une négociation entre le département des achats et les fournisseurs pour la détermination du prix approprié.

Le bon endroit

En plus d’obtenir les matériaux de bonne qualité, de bonne quantité, de bonne source, au bon prix, il faut s’assurer que les matériaux sont disponibles au bon endroit. Les coûts de transport et de manutention sont fortement influencés par le choix du bon endroit où les matériaux doivent être acquis.

Pour minimiser ces coûts, le choix du bon endroit pour l’acquisition des matériaux est de la plus haute importance. Si un fournisseur local ou extérieur remplit ces conditions, le premier doit être privilégié.

Les principes d’achat mentionnés ci-dessus peuvent être résumés par les six B de l’achat. Ils sont également connus comme les « éléments essentiels » que doivent suivre les cabinets conseils spécialisés en achat.

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